Zwischen dem Kunden (Verantwortlicher) hier bezeichnet als „Auftraggeber“ und der Mamgo GmbH & Co. KG (Auftragsverarbeiter) hier bezeichnet als „Auftragnehmer“, Judengasse 4, 69469 Weinheim wird nachfolgender Vertrag geschlossen.
Der Auftraggeber möchte den Auftragnehmer mit den in § 3 genannten Leistungen beauftragen. Teil der Vertragsdurchführung ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Insbesondere Art. 28 DS-GVO stellt bestimmte Anforderungen an eine solche Auftragsverarbeitung. Zur Wahrung dieser Anforderungen schließen die Parteien die nachfolgende Vereinbarung, deren Erfüllung nicht gesondert vergütet wird, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart ist.
Aus Gründen des vereinfachten Leseflusses wird in diesem Dokument auf eine geschlechtersspezifische Differenzierung (z.B.: Bewerber:innen oder Nutzer:innen) verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung für alle Geschlechter
(1) Verantwortlicher ist gem. Art. 4 Abs. 7 DS-GVO die Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen Verantwortlichen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
(2) Auftragsverarbeiter ist gem. Art. 4 Abs. 8 DS-GVO eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
(3) Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Abs. 1 DS-GVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
(4) Besonders schutzbedürftige personenbezogene Daten sind personenbezogenen Daten gem. Art. 9 DS-GVO, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit von Betroffenen hervorgehen, personenbezogene Daten gem. Art. 10 DS-GVO über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängende Sicherungsmaßregeln sowie genetische Daten gem. Art. 4 Abs. 13 DS-GVO, biometrischen Daten gem. Art. 4 Abs. 14 DS-GVO, Gesundheitsdaten gem. Art. 4 Abs. 15 DS-GVO sowie Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.
(5) Verarbeitung ist gem. Art. 4 Abs. 2 DS-GVO jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
(6) Aufsichtsbehörde ist gem. Art. 4 Abs. 21 DS-GVO eine von einem Mitgliedstaat gem. Art. 51 DS-GVO eingerichtete unabhängige staatliche Stelle.
(1) Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter und gegebenenfalls deren Vertreter arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
(2) Soweit der Verantwortliche seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragsverarbeiter ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragsverarbeiter nach besten Kräften zu unterstützen.
(3) Der Auftragsverarbeiter kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
(1) Der Auftrag umfasst Folgendes: Der Auftragnehmer erhält vom Verantwortlichen Stellenanzeigen für die Schaltung auf diversen Plattformen. Diese Stellenanzeigen verweisen auf elektronische Bewerbungsformulare auf den Webseiten des Verantwortlichen und/oder des Auftragnehmers und gegebenenfalls seinen Unterauftragsverarbeiter. In diesem Falle werden die Bewerbungsdaten an das System des Auftraggebers übermittelt und gespeichert. Der Auftragnehmer verarbeitet dabei personenbezogene Daten für den Auftraggeber im Sinne von Art. 4 Nr. 2 und Art. 28 DS-GVO auf Grundlage dieses Vertrages.
(2) Zur Konkretisierung der beiderseitigen datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten schließen die Parteien die vorliegende Vereinbarung. Die Regelungen der vorliegenden Vereinbarung gehen im Zweifel den Regelungen des Hauptvertrags vor.
(3) Die Bestimmungen dieses Vertrages finden Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Hauptvertrag in Zusammenhang stehen und bei der der Auftragnehmer und seine Beschäftigten oder durch den Auftragnehmer Beauftragte mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, die vom Auftraggeber stammen oder für den Auftraggeber erhoben wurden.
(4) Die Laufzeit dieses Vertrags richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages, sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht darüberhinausgehende Verpflichtungen oder Kündigungsrechte ergeben.
(5) Im Rahmen des Zugriffs auf unsere Webseite bzw. im Rahmen der Kontaktaufnahme per Formular oder E-Mail nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist. Wir verarbeiten Daten nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).
(1) Für die Beurteilung der Zulässigkeit der Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 DS-GVO sowie für die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen nach den Art. 12 bis 22 DS-GVO ist allein der Auftraggeber verantwortlich. Gleichwohl ist der Auftragnehmer verpflichtet, alle solche Anfragen, sofern sie erkennbar ausschließlich an den Auftraggeber gerichtet sind, unverzüglich an diesen weiterzuleiten.
(2) Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes und Verfahrensänderungen sind gemeinsam zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abzustimmen und schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format festzulegen.
(3) Der Auftraggeber erteilt alle Aufträge, Teilaufträge und Weisungen in der Regel schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format zu bestätigen.
(4) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Auftragsergebnisse feststellt.
(5) Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen des Auftragnehmers vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt auch nach Beendigung dieses Vertrages bestehen.
(6) Mündliche Weisungen bestätigt der Verantwortliche unverzüglich (mind. Textform).
(7) Der Auftragsverarbeiter hat den Verantwortlichen unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen bestätigt oder geändert wird.
(8) Bei einem Wechsel oder einer längerfristigen Verhinderung der Ansprechpartner sind dem Vertragspartner unverzüglich und grundsätzlich schriftlich oder elektronisch die Nachfolger bzw. die Vertreter mitzuteilen. Die Weisungen sind für ihre Geltungsdauer und anschließend noch für drei volle Kalenderjahre aufzubewahren.
(1) Im Rahmen der Durchführung des Hauptvertrags erhält der Auftragnehmer Zugriff auf die in Anlage 1 näher spezifizierten personenbezogenen Daten. Diese Daten umfassen die in Anlage 1 aufgeführten und als solche gekennzeichneten besonderen Kategorien personenbezogener Daten.
(2) Der Kreis der von der Datenverarbeitung Betroffenen ist in Anlage 2 dargestellt.
(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten Informationen nicht an Dritte weiterzugeben oder deren Zugriff auszusetzen. Unterlagen und Daten sind gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte unter Berücksichtigung des Stands der Technik zu sichern.
(2) Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er trifft alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers gem. Art. 32 DS-GVO, insbesondere mindestens die in Anlage 3 aufgeführten Maßnahmen der
a) Zutrittskontrolle
b) Zugangskontrolle
c) Zugriffskontrolle
d) Weitergabekontrolle
e) Eingabekontrolle
f) Auftragskontrolle
g) Verfügbarkeitskontrolle
h) Trennungsgebot Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei er sicherstellt, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.
(3) Die Benennung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten ist für den Auftragnehmer gemäß Art. 37 DS-GVO i.Vm. § 38 BDSG n.F. nicht erforderlich.
(4) Den bei der Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer beschäftigten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Der Auftragnehmer wird alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und der Erfüllung dieses Vertrages betraut werden (im folgenden Mitarbeiter genannt), entsprechend verpflichten (Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Art. 28 Abs. 3 lit. b DS-GVO) und mit der gebotenen Sorgfalt die Einhaltung dieser Verpflichtung sicherstellen. Diese Verpflichtungen müssen so gefasst sein, dass sie auch nach Beendigung dieses Vertrages oder des Beschäftigungsverhältnisses zwischen dem Mitarbeiter und dem Auftragnehmer bestehen bleiben. Dem Auftraggeber sind die Verpflichtungen auf Verlangen in geeigneter Weise nachzuweisen.
(1) Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verletzungen vertraglicher Verpflichtungen des Auftragnehmers, Verdacht auf sicherheitsrelevante Vorfälle oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer, bei ihm im Rahmen des Auftrags beschäftigten Personen oder durch Dritte wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich in Schriftform oder Textform informieren. Dasselbe gilt für Prüfungen des Auftragnehmers durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
Die Meldung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten enthält zumindest folgende Informationen:
a) eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
b) eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
(2) Der Auftragnehmer trifft unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der Betroffenen, informiert hierüber den Auftraggeber und ersucht um weitere Weisungen.
(3) Der Auftragnehmer ist darüber hinaus verpflichtet, dem Auftraggeber jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit dessen Daten von einer Verletzung nach Absatz 1 betroffen sind.
(4) Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren, sofern ihm dies nicht durch gerichtliche oder behördliche Anordnung untersagt ist. Der Auftragnehmer wird in diesem Zusammenhang alle zuständigen Stellen unverzüglich darüber informieren, dass die Entscheidungshoheit über die Daten ausschließlich beim Auftraggeber als „Verantwortlichem“ im Sinne der DS-GVO liegen. (5) Über wesentliche Änderung der Sicherheitsmaßnahmen nach § 6 Abs. 2 hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu unterrichten.
(6) Ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen wird ein Wechsel in der Person des betrieblichen Datenschutzbeauftragten/Ansprechpartners für den Datenschutz dem Auftraggeber unverzüglich mitgeteilt.
(7) Der Auftragnehmer und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag des Auftraggebers durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung, das alle Angaben gem. Art. 30 Abs. 2 DS-GVO enthält. Das Verzeichnis ist dem Auftraggeber auf Anforderung zur Verfügung zu stellen.
(8) An der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses durch den Auftraggeber hat der Auftragnehmer im angemessenen Umfang mitzuwirken. Er hat dem Auftraggeber die jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.
(1) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet externe Rechenzentren sowie sonstige Unterauftragsverarbeiter, die innerbetriebliche Organisation so zu gestalten, dass es den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Insbesondere findet die Datenverarbeitung auf Datenverarbeitungsanlagen statt, für die das Rechenzentrum oder der sonstige Unterauftragsverarbeiter alle technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Der Auftragsverarbeiter hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen (Einzelheiten in Anlage 2).
(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf dessen mündliche oder schriftliche Anforderung innerhalb einer angemessenen Frist alle Auskünfte und Nachweise zur Verfügung zu stellen, die zur Durchführung einer Kontrolle der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers erforderlich sind.
(3) Der Auftraggeber dokumentiert das Kontrollergebnis und teilt es dem Auftragnehmer mit. Bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten, die der Auftraggeber insbesondere bei der Prüfung von Auftragsergebnissen feststellt, hat er den Auftragnehmer unverzüglich zu informieren. Werden bei der Kontrolle Sachverhalte festgestellt, deren zukünftige Vermeidung Änderungen des angeordneten Verfahrensablaufs erfordern, teilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer die notwendigen Verfahrensänderungen unverzüglich mit.
(4) Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber auf dessen Wunsch ein umfassendes und aktuelles Datenschutz- und Sicherheitskonzept für die Auftragsverarbeitung sowie über zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung. (5) Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Verpflichtung der Mitarbeiter nach § 6 Abs. 4 auf Verlangen nach.
(1) Der Auftragnehmer ist im Rahmen seiner vertraglichen Verpflichtungen zur Begründung von Unterauftragsverhältnissen mit Subunternehmern („Subunternehmerverhältnis“) befugt, soweit er den Auftraggeber hiervon vorab in Kenntnis setzt und dieser der Beauftragung des Subunternehmers vorab schriftlich zugestimmt hat. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Subunternehmer sorgfältig nach deren Eignung und Zuverlässigkeit auszuwählen. Der Auftragnehmer hat bei der Einschaltung von Subunternehmern diese entsprechend den Regelungen dieser Vereinbarung zu verpflichten und dabei sicherzustellen, dass der Auftraggeber seine Rechte aus dieser Vereinbarung (insbesondere seine Prüf- und Kontrollrechte) direkt gegenüber den Subunternehmern wahrnehmen kann. Sofern eine Einbeziehung von Subunternehmern in einem Drittland erfolgen soll, hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass beim jeweiligen Subunternehmer ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist (z. B. durch Abschluss einer Vereinbarung auf Basis der EU-Standarddatenschutzklauseln). Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber auf Verlangen den Abschluss der vorgenannten Vereinbarungen mit seinen Subunternehmern nachweisen.
(2) Ein Subunternehmerverhältnis im Sinne dieser Bestimmungen liegt nicht vor, wenn der Auftragnehmer Dritte mit Dienstleistungen beauftragt, die als reine Nebenleistungen anzusehen sind. Dazu gehören z. B. Post-, Transport- und Versandleistungen, Reinigungsleistungen, Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt und Bewachungsdienste. Wartungs- und Prüfleistungen stellen zustimmungspflichtige Subunternehmerverhältnisse dar, soweit diese für IT-Systeme erbracht werden, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden.
(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von dessen Pflichten nach Art. 12–22 sowie 32 und 36 DS-GVO.
(2) Macht ein Betroffener Rechte, etwa auf Auskunftserteilung, Berichtigung oder Löschung hinsichtlich seiner Daten, unmittelbar gegenüber dem Auftragnehmer geltend, so reagiert dieser nicht selbstständig, sondern verweist den Betroffenen unverzüglich an den Auftraggeber und wartet dessen Weisungen ab.
(1) Für den Ersatz von Schäden, die ein Betroffener wegen einer nach den Datenschutzgesetzen unzulässigen oder unrichtigen Datenverarbeitung oder Nutzung im Rahmen der Auftragsverarbeitung erleidet, ist im Innenverhältnis zum Auftragnehmer alleine der Auftraggeber gegenüber dem Betroffenen verantwortlich.
(2) Die Parteien stellen sich jeweils von der Haftung frei, wenn eine Partei nachweist, dass sie in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden bei einem Betroffenen eingetreten ist, verantwortlich ist.
(1) Der Auftraggeber kann den Hauptvertrag fristlos ganz oder teilweise kündigen, wenn der Auftragnehmer seinen Pflichten aus diesem Vertrag nicht nachkommt, Bestimmungen der DS-GVO vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt oder eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will. Bei einfachen – also weder vorsätzlichen noch grob fahrlässigen – Verstößen setzt der Auftraggeber dem Auftragnehmer eine angemessene Frist, innerhalb welcher der Auftragnehmer den Verstoß abstellen kann.
(1) Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber nach Beendigung des Hauptvertrags oder jederzeit auf dessen Anforderung alle ihm überlassenen Unterlagen, Daten und Datenträger zurückgeben oder – auf Wunsch des Auftraggebers, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Bundesrepublik Deutschland eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht – löschen. Dies betrifft auch etwaige Datensicherungen beim Auftragnehmer. Der Auftragnehmer hat den dokumentierten Nachweis der ordnungsgemäßen Löschung noch vorhandener Daten zu führen. Zu entsorgende Unterlagen sind mit einem Aktenvernichter nach DIN 32757-1 zu vernichten. Zu entsorgende Datenträger sind nach DIN 66399 zu vernichten.
(2) Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgerechte Rückgabe bzw. Löschung der Daten beim Auftragnehmer in geeigneter Weise zu kontrollieren.
(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auch über das Ende des Hauptvertrags hinaus die ihm im Zusammenhang mit dem Hauptvertrag bekannt gewordenen Daten vertraulich zu behandeln. Die vorliegende Vereinbarung bleibt über das Ende des Hauptvertrags hinaus solange gültig, wie der Auftragnehmer über personenbezogene Daten verfügt, die ihm vom Auftraggeber zugeleitet wurden oder die er für diesen erhoben hat.
(1) Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer i. S. d. § 273 BGB hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen ist.
(2) Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Der Vorrang individueller Vertragsabreden bleibt hiervon unberührt.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nicht rechtswirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der jeweils übrigen Bestimmungen nicht berührt.
(4) Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht. Ausschließlicher Gerichtsstand ist der Sitz des Auftragnehmers (68526 Ladenburg).
Anlage 1 – Beschreibung der besonders schutzbedürftigen Daten/Datenkategorien
Anlage 2 – Beschreibung der Betroffenen/Betroffenengruppen
Anlage 3 – Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers
Anlage 4 – Genehmigte Subunternehmer
ANLAGE 1
- Vorname
- Nachname
- Geschlecht
- Alter
- Adresse
- Telefon- / Mobilfunknummer
- E-Mail Adresse
- Angaben zur Ausbildung und Schulbildung
- Sprachkenntnisse
- Lebenslauf
- Zeugnisse
- Einschätzung des Kandidaten
- ggf. Skill-Tests, Screening-Fragen von Unternehmen
- ggf. Audio- und/oder Video-Bewerbung der Bewerber
Weitere Daten, die uns freiwillig mitgeteilt werden.
ANLAGE 2
Kategorien betroffener Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden
- Bewerber*innen
- Ansprechpartner beim Kunden
- Sonstige Ansprechpartner (z.B. Dienstleister des Kunden)
- Beschäftigte des Auftragnehmers
ANLAGE 3
Beim Auftragnehmer sind nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit i.S.d. Art. 32 DSGVO getroffen worden:
1. Zutrittskontrolle
(1) Maßnahmen, die Unbefugten den Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, verwehren:
Ein unbefugter Zutritt ist zu verhindern, wobei der Begriff räumlich zu verstehen ist.
(2) Der Auftragnehmer setzt folgende technischen bzw. organisatorischen Maßnahmen zur Zutrittskontrolle ein:
Für alle relevanten Standorte sind Sicherheitszonen und deren physischer Schutz in einem Sicherheitszonenkonzept definiert, dokumentiert und kann auf Anfrage vorgelegt werden. Inhaltliche Punkte des Konzeptes sind zum Beispiel:
- Beaufsichtigung von Fremdpersonen innerhalb der Sicherheitszonen, kontrollierte Zugangsvergabe, Beaufsichtigung von Fremdpersonen innerhalb der Sicherheitszonen, kontrollierte Zugangsvergabe
- Festlegung der geschützten Bereiche und der personellen Verantwortlichkeiten
- Festlegung der zutrittsberechtigten Personen – Zutrittsregelungen für betriebsfremde Personen
- Maßnahmen zur Innen- und Außenhautsicherung
- Das Sicherheitszonenkonzept wird min. 1x pro Jahr überprüft
2. Zugangskontrolle
(1) Maßnahmen, die verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können:
- Das Eindringen Unbefugter in die DV-Systeme ist zu verhindern.
(2) Der Auftragnehmer setzt folgende technischen (Kennwort- / Passwortschutz) und organisatorischen Maßnahmen hinsichtlich der Benutzeridentifikation und Authentifizierung ein:
- Kennwortverfahren (u.a. Sonderzeichen, Mindestlänge, regelmäßiger Wechsel des Kennworts)
- Automatische Sperrung (z. B. Kennwort oder Pausenschaltung)
- Protokollierung der Passwortnutzung
- Authentifizierung durch Benutzernamen und persönliches Passwort
- Einrichtung eines Benutzerstammsatzes pro User
- Verschlüsselung von Datenträgern
- Einsatz einer Firewall (Abschottung interner Netzwerke gegen ungewollte oder gezielte Zugriffe von außen)
3. Zugriffskontrolle
(1) Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung der Datenverarbeitungssysteme Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können:
- Unerlaubte Tätigkeiten in DV-Systemen außerhalb eingeräumter Berechtigungen sind zu verhindern.
(2) Der Auftragnehmer sorgt für eine bedarfsorientierte Ausgestaltung des Berechtigungskonzepts und der Zugriffsrechte sowie deren Überwachung und Protokollierung:
- Differenzierte Berechtigungen (Profile, Rollen, Transaktionen und Objekte)
- Kontrolle der Aktivitäten des Systemadministrators
- Auswertungen (z .B. Fernwartung mit Detailergebnisprotokoll)
- Veränderung (z.B. jede Systemanmeldung / Datenänderung etc. wird protokolliert)
- Löschung (kontrollierte Vernichtung von Ausdrucken, Datenträgern etc.)
- Absicherung der Bereiche, in denen Datenträger aufbewahrt werden (Datenträgerarchiv)
- Verwendung des Schreibschutzes bei Datenträgern
- Trennung von Test- und Produktionsbetrieb
- Abschottung interner Netze
- Kopierkontrolle
4. Weitergabekontrolle
(1) Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transportes oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welchen Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist:
- Aspekte der Weitergabe personenbezogener Daten sind zu regeln: insbesondere elektronische Übertragung, Datentransport, Übermittlungskontrolle.
(2) Der Auftragnehmer regelt Maßnahmen bei Transport, Übertragung und Übermittlung oder Speicherung auf Datenträger (manuell oder elektronisch) sowie bei der nachträglichen Überprüfung:
- Verschlüsselung / Tunnelverbindung (VPN=Virtual Private Network)
- Verwendung der elektronischen Signatur und von sicheren Leitungswegen
- Protokollierung der Datenübermittlung und der Empfänger
- Festlegung der Übermittlungswege und der Datenempfänger
- Dokumentation der Abruf- und Übermittlungsprogramme
- Dokumentation des Transportwegs
- Verwendung verschließbarer Transportbehälter
5. Eingabekontrolle
(1) Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Verarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind:
Die Nachvollziehbarkeit bzw. Dokumentation der Datenverwaltung und -pflege ist zu gewährleisten:
(2) Maßnahmen zur nachträglichen Überprüfung, ob und von wem Daten eingegeben, verändert oder entfernt (gelöscht) worden sind:
- Protokollierungs- und Protokollauswertungssysteme, lückenlose Vorgangsprotokollierung für jeden Einzelfall
- Protokollierung von Eingaben, Veränderungen und Löschungen personenbezogener Daten
- Speicherung des Veranlassers und des Grunds einer Eingabe, Veränderung oder Löschung im Datenbestand.
- Rückgängigmachen aller Veränderungen
6. Auftragskontrolle
(1) Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können:
Technisch / organisatorische Maßnahmen zur Abgrenzung der Kompetenzen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer:
- Eindeutige Vertragsgestaltung
- Formalisierte Auftragserteilung (Auftragsformular)
- Kontrolle der Vertragsausführung
- Klare Abgrenzung der Kompetenzen und Pflichten zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber
- Festlegung der Sicherheitsmaßnahmen
7. Verfügbarkeitskontrolle
(1) Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung oder Verlust geschützt sind:
Der Auftragnehmer hat entsprechende Maßnahmen etabliert zur Datensicherung (physikalisch / logisch):
- Backup-Verfahren
- Spiegeln von Festplatten, z. B. RAID-Verfahren
- Unterbrechungsfreie Stromversorgung
- Getrennte Aufbewahrung
- Virenschutz / Firewall
- Meldewege und Notfallpläne
- Maßnahmen, um die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen
- Etablierte Brandschutzmaßnahmen
- Nutzung der Fernwartung (schnelle Verfügbarkeit)
- Erlass von Dienstanweisungen und Sicherheitsrichtlinien
8. Trennungsgebot
(1) Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten nur getrennt verarbeitet werden können:
Der Auftragnehmer hat entsprechend Maßnahmen zur getrennten Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Löschung, Übermittlung) von Daten mit unterschiedlichen Zwecken etabliert:
- „Interne Mandantenfähigkeit“ / Zweckbindung
- Funktionstrennung (Produktion / Test)
- Arbeiten mit Pseudonymen
- Signifikante Dokumentation der Verarbeitungsprogramme
- Restriktiver Einsatz von SQL
- Einrichtung logischer Datenbanken
- Datenschutzfreundliche Anwendung des Data Warehousing und des Data Mining
9. Sonstige Maßnahmen
(1) Sonstige Maßnahmen, die geeignet sind, die innerbetriebliche Organisation so zu gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird:
Der Auftraggeber hat zusätzliche Maßnahmen zur Erhöhung der Anforderungen des Datenschutzes etabliert:
- Incident-Response-Management;
- Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DSGVO);Auftragskontrolle (keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art. 28 DS-GVO ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers, z.B.: Eindeutige Vertragsgestaltung, formalisiertes Auftragsmanagement, strenge Auswahl des Dienstleisters, Vorabüberzeugungspflicht, Nachkontrollen)
- Datenschutz-Management
- ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung
- Interne Prozessaudits zur Datensicherheit / Datenschutz
- Security Assessments
- Zertifizierten DSB / Information Security Officer
- Erhöhte Awareness und Schulung für Mitarbeiter
- Etablierte Datenschutzorganisation
ANLAGE 4
Der Verantwortliche hat die Inanspruchnahme folgender Unterauftragsverarbeiter genehmigt:
1. Google Cloud Platform, Google LLC 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043.
- Bereitstellung der Serverstruktur, ausschließlicher Serverstandort: EU
2. Jobufo GmbH, Friedrichstr. 231, 10969 Berlin
- Bereitstellung von Bewerbungsformularen sowie Übermittlung von Bewerbungen
3. Zapier, Inc. 548 Market St. #62411, San Francisco, CA 94104-5401
- Versenden von Bewerbungen per E-Mail bei fehlendem Bewerber-Management-System (Drittstaaten-Transfer: Abschluss von Standardvertragsklauseln)4.
4. TYPEFORM, S.L. Calle de Pallars 108 (Atico), 08018 - Barcelona (Spain)
- Software zur Erstellung von performanten Bewerbungsformularen, sofern der Auftraggeber diese nicht bereitstellt
AUFTRAGSVERARBEITUNGSDOKUMENT
